Managementondersteuner

Regio:
Den Bosch
 
Functieomschrijving

Managementondersteuner

Immigratie- en Naturalisatiedienst

Functieomschrijving
De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Asiel & Bescherming twee vacatures voor de functie van Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner S6). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd ter afwachting van de formalisatie van deze functie op de locatie Den Bosch met uitzicht op een vast dienstverband.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Bosch aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende en collega’s.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een doortastende managementondersteuner die in een voortdurend veranderende omgeving adequaat zaken regelt, ondersteunt en ontzorgt.

Wat ga je doen?
Je draagt samen met twee andere collega management ondersteuners - zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van in totaal 13 operationeel managers.

Als managementondersteuner vorm je als het ware de 'toegangspoort' tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Waar nodig zet je verzoeken uit tot annotaties voor de verschillende overleggen bij de betrokken adviseurs en biedt je secretariële ondersteuning bij verschillende overleggen. Daarnaast kan het voorkomen dat je allerhande plan en organiseer werkzaamheden verricht voor de operationeel managers. Denk aan zorgen dat nieuwe medewerkers kunnen starten. Contactpersoon zijn tussen manager en interne partijen zoals de Academie of HR.

Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijk informatie en gegevens. Je weet informatie en in-/uitgaande post op urgentie in te schatten.

Je zorgt voor de agenda en notulen van het MT Den Bosch, zet de stukken voor de overleggen van de MT-leden klaar op SharePoint. Je voert documenten in het digitale postsysteem (Digijust) op en bewaakt de voortgang van de documentenstroom. Je ondersteunt de MT-leden op het gebied van financiële administratie (Leonardo), je plant en organiseert (externe) locaties voor bijeenkomsten.

Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

  • In een ondersteunde rol te zorgen dat de manager zijn taak zo goed mogelijk kan uitvoeren;
  • Zorgen dat de administratieve processen zoals Digijust en Leonardo op orde zijn;
  • Actief bijdragen om ervoor te zorgen dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert;
  • Plannen en organiseren.

Het leukste aan deze functie is dat je verschillende managers zelfstandig ondersteunt, je bent onderdeel van een management ondersteuners trio waarin nauw met elkaar wordt samengewerkt om het MT zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed zijn/haar mannetje weet te staan.

Functie eisen

Functie-eisen

Herken jij jezelf hierin?

  • Je beschikt minimaal over een MBO werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur een secretariële opleiding gevolgd;
  • Je hebt tenminste 3 jaar werkervaring als managementondersteuner;
  • Je hebt ervaring met het werken bij de Rijksoverheid en het werken in een politiek bestuurlijke, complexe en dynamische werkomgeving;
  • Nieuwsgierig naar groei en ontwikkeling? Bij ons vind je een dynamische omgeving waar flexibiliteit, pro-activiteit en een open houding voor feedback worden gewaardeerd;
  • Je bent in staat om nieuwe procedures en systemen snel eigen te maken;
  • Vanwege het hybride werken vinden wij het belangrijk dat je je werk zelfstandig en adequaat uitvoert;
  • De inrichting en werkwijze van de IND is jou bekend of je bent in staat om deze op korte termijn in de vingers te krijgen;
  • Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en dat zien wij graag in jouw motivatiebrief terug;
  • Je bent typevaardig en hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (MS Office, Webex, iBabs, Digijust, Leonardo en SharePoint).

Competenties

  • Klantgerichtheid;
  • Voortgangscontrole;
  • Plannen en organiseren;
  • Flexibiliteit;
  • Samenwerken;
  • Integriteit;
  • Pro-activiteit.
Arbeidsvoorwaarden

Arbeidsvoorwaarden
Salarisniveau schaal 6
Maandsalaris Min €2.595 – Max. €3.238 (bruto)
Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Contractduur 12 maanden
Minimaal aantal uren per week 32
Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Overig

Bijzonderheden
Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.

Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.

Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.

Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

De selectiegesprekken vinden plaats op woensdag 26 juni en donderdag 27 juni.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatie informatie

Solliciteren?
Immigratie- en Naturalisatiedienst nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

 Kernwoorden