Management Assistant Faculteitsbureau Amsterdam

Is plannen en organiseren jou op het lijf geschreven en wil je graag werken in een omgeving waar veel gebeurt? Houd jij van hectiek en kan je goed prioriteiten stellen Dan zijn wij op zoek naar jou!

Voor deze centrale positie ben je de spin in het web en zoeken wij (in eerste instantie voor tijdelijke vervanging) een ervaren, bevlogen en dienstverlenende persoonlijkheid. Samen met twee collega's ondersteun je het management van de faculteit (Faculteitsbestuur en afdelingshoofden) en houd je je bezig met faculteit brede onderwerpen. Dat varieert van hoogleraar benoemingen voor de decaan tot het ondersteunen van de medezeggenschap. Binnen het secretariaat vorm je met je collega’s een professioneel team dat makkelijk werkzaamheden van elkaar overneemt en elkaar tijdens afwezigheid vervangt. Je valt hiërarchisch onder de directeur bedrijfsvoering.

Wat ga je doen:

• Ondersteunen (waaronder agendabeheer) van het management van de faculteit;


• Organiseren en het notuleren van de bestuursvergaderingen en het opvolgen van de actiepunten;


• Coördineren van hooglerarenbenoemingen;


• Aanspreekpunt bij vragen (zowel intern als extern);


• Ondersteunen van de vergaderingen met medezeggenschap;


• Afhandelen, opvolgen en archiveren van correspondentie;


• Administratief ondersteunen eindfase promotietrajecten;


• Signaleren van knelpunten in administratieve procedures en systemen;


• Boeken van zalen, bestellen van o.a. catering en kantoorbenodigdheden;


• Organiseren van (jaarlijkse) evenementen samen met je directe collega’s;


• Actueel houden van informatie op intra- en/of internet.

Wat neem je mee:

• Ruime ervaring als management assistent;


• Proactief, flexibel, hands-on, dienstverlenend, accuraat en betrokken;


• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een grote mate van integriteit;


• Gevoel voor verhoudingen binnen een complexe werkomgeving en hier goed in kunnen schakelen;


• Goed in staat om prioriteiten te stellen;


• Ruime ervaring met en een goede beheersing van de verschillende office-applicaties en affiniteit met digitale processen;


• Goede kennis van de Engelse taal en uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.

Wat biedt onze opdrachtgever:
Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.376 (schaal 7) en maximaal €3.208 (schaal 7) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Secretaresse 2 en staat open voor 0,4 tot 0,6 fte. De overeenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 6 maanden

Grote onderwijsinstelling in Amsterdam.

Ben je enthousiast geworden door bovenstaande informatie en herken je jezelf in het gevraagde profiel? Reageer met jouw CV en korte motivatie. Voor meer informatie kun je contact met ons opnemen per mail welkom@projob.nl, of bel 020-5738300.

We zien jouw sollicitatie graag tegemoet!

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Projob B.V.
Contactpersoon: Jolien Damman
Plaats: Amsterdam
Telefoon: 020-5738300
Email: welkom@projob.nl