Directiesecretaresse

Directiesecretaresse

24 uur | Den Haag

Regel jij alles tot in de puntjes en hou je overzicht in drukke tijden? Als directiesecretaresse zorg je ervoor dat de boel administratief en organisatorisch in orde is, zodat je collega’s optimaal hun werk kunnen doen. Daarnaast organiseer je events, notuleer je bij vergaderingen en ondersteun je je collega’s van de afdelingen. Dit alles vanuit een centraal team van secretaresses waar jij nauw mee samenwerkt en vervangt en ondersteunt waar nodig.

Een typische werkdag

Om half negen zit je aan je bureau. Je beheert de inbox van een aantal collega’s, dus er is werk aan de winkel. Wat is belangrijk en wat kan nog wachten? Urgente zaken zet je in de to do-lijst, de rest in de FYI-lijst. Dan zie je dat een belangrijke meeting is verplaatst en de planning flink moet worden omgegooid. Rond tien heb je de planning rond, uiteraard heb je rekening gehouden met eventuele uitloop, zodat niemand hoeft te wachten.

Voor de teambijeenkomst van de afdeling JZ loop je nog even de laatste punten na en check of de reserveringen goed zijn doorgekomen. Je moet direct door om het bezoek van de manager HR op te halen. Zij zit nog in een meeting, dus je haalt een kopje koffie voor haar afspraak. Je collega van 1 van de andere directies is vandaag onverwacht afwezig. Je checkt nog snel even de agenda of daar nog werkzaamheden voor jou uit voortkomen. Als je weer achter je scherm zit, zie je dat de tijd voorbij is gevlogen. Tijd voor een boterham!

Na de lunch is er een overleg met de managers van de staven waarbij jij de belangrijkste punten notuleert. Een belangrijke meeting: ze zijn druk bezig met het organisatiedoelenplan voor 2023. Na afloop stuur je de aantekeningen rond. Het is goed om bij zo’n vergadering te zijn, want jij helpt uiteindelijk met de puntjes op de i. Klopt het verslag inhoudelijk, leest het lekker en ziet het er aantrekkelijk uit?

Voordat je werkdag eindigt begint, kijk je alvast even naar de agenda’s van morgen en check je opnieuw alle mailboxen. Er kan altijd een spoedgeval tussen zitten. Je ziet een mail voorbijkomen over een onbetaalde factuur. Om aanmaningskosten te voorkomen, schakel je de verantwoordelijke manager in. Geregeld. Tot morgen!

Jouw beslissingen maken de stad

Als directiesecretaresse bij Staedion zorg je indirect voor veilige en betaalbare woningen in Den Haag. Dankzij jou loopt onze staf als een geoliede machine. Je beheert de mailboxen en agenda’s van collega’s van verschillende afdelingen. Dat maakt je werk divers: de ene keer help je mee aan een bewonersevenement de andere keer notuleer je bij een vergadering met stakeholders. Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• De agenda’s en/of mailbox van de manager HR & Organisatieontwikkeling, manager Juridische Zaken/Bestuurssecretaris en manager Strategie, Innovatie & Communicatie. Je ondersteunt deze managers op administratief en organisatorisch gebied.
• Notulen en verslagen van diverse overleggen.
• Contact met de managers en ze ontzorgen waar mogelijk.
• Bijhouden van digitale post en archivering.
• Ondersteuning van de bestuurssecretaresse en vervanging van de bestuurssecretaresse als zij afwezig is.
• Notuleren van Directie- en RvC vergaderingen bij afwezigheid van de bestuurssecretaresse.

'Ik vind het fijn om voor een bedrijf te werken dat mijn ontwikkeling aanmoedigt!'

Nasira - Medewerker Financiële administratie

Dit heb je nodig

• Schakelvermogen, je bedient meerdere afdelingen binnen de Directie en kan hiertussen switchen. Dit vraagt een flexibele geest.
• Teamgeest. Je werkt in een team met andere directiesecretaresses, waarbij je elkaar ondersteunt en vervangt waar nodig.
• Een mbo4/hbo diploma richting secretaresse/managementassistent.
• 5 jaar ervaring. Je moet in je loopbaan een aantal jaren de rechterhand van een directeur geweest zijn.
• Goede digitale vaardigheden, met name met Microsoft Teams, iBabs en Outlook. Zelfs de meest ingewikkelde functies zijn jou bekend, zodat je alles uit deze onlineprogramma’s haalt.
• Sterke communicatievaardigheden. Je scant mails in een fractie van een seconde en kunt razendsnel typen. Ook ben je het eerste gezicht van bezoekers en moet je vaak overleggen met verschillende partijen.
• Goed in het notuleren van overleggen en dit uit te werken tot een objectief kernachtig verslag.
• Een open houding. Je bent niet vies van vernieuwing en verbetering: online tools kunnen je werk makkelijker maken en processen versnellen.
• Talent voor tijdmanagement. Ingewikkelde planningen en agenda’s worden om de haverklap omgegooid, jij kunt snel schakelen en problemen voorzien.

Dit krijg je ervoor terug

De kans om te leren en de vrijheid om zelfstandig te opereren. Plus:

• Een salaris tussen de € 2.934, - en € 3.592, - bruto, op basis van 36 uur.
• Een werkweek van drie dagen, bij voorkeur maandag, dinsdag en donderdag.
• Een loopbaanontwikkelingsbudget van € 900,- per jaar op basis van een fulltime dienstverband.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband, in hartje Den Haag en tegenover het Centraal Station. Als je met het ov reist, vergoeden wij de kosten volledig. Fiets je liever? Dan belonen we je gefietste kilometers. Wij zijn groot voorstander van duurzame activiteiten.

Acquisitie stellen wij niet op prijs.

Trefwoorden: Directiesecretaresse, parttime, Den Haag, MBO, HBO, managementassistent, secretaresse, administratief, ervaren

Interesse?

Ben je enthousiast geworden of wil je meer weten? Neem dan contact op met het recruitmentteam via recruitment@staedion.nl Direct solliciteren kan ook, via de sollicitatiebutton.