Officevacatures - De vacaturebank voor administratieve vacatures!

Managementassistent

Werkgever: Gemeente Krimpenerwaard Datum geplaatst: 12-04-2018 Regio: Schoonhoven Datum gewijzigd: 12-04-2018
Functieomschrijving

Ben jij een positief ingestelde en zeer nauwkeurige managementassistent en vind je het leuk om secretariële ondersteuning te verlenen aan de afdeling en de manager? Houd jij van werken in een dynamische en uitdagende omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Kom jij ons versterken? Gemeente Krimpenerwaard heeft 4 vacatures voor de afdelingen BMO (18 uur), BOR (24 uur), KCC (28 uur) en S&I (36 uur per week) voor de functie van

Managementassistent

(18-36 uur)

Wat ga je doen als Managementassistent?
Als managementassistent is geen dag hetzelfde: veelvuldig ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak is als vanzelfsprekend. Veerkracht en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Je dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de manager. Ontzorgen is je missie!

Je voert secretariële ondersteuning en complex agendabeheer uit voor de manager. Je zorgt voor tijdige aanlevering van de benodigde stukken en bewaakt de deadlines hiervan. Je handelt zelfstandig het telefoon- en mailverkeer af, waarbij je ook de mails van de manager indien nodig bijhoudt. Je organiseert overleggen, vergaderingen en afdelingsactiviteiten. Je verdeelt de post, mail – ook digitaal via ons zaaksysteem. Je behandelt de verlofaanvragen en overwerkregistratie. Je informeert de afdeling over allerlei zaken intranet en allerlei zaken die intranet staan. Je voert overige ondersteunende taken. Daarnaast kunnen alle managementassistentes de portefeuillehouders voorbereiden, ondersteunen en afhandelen. Zo kunnen we elkaar makkelijker vervangen.

Specifiek voor de afdeling BMO:
Naast de taken die hierboven staan beschreven werk je nauw samen met de directiesecretaresse om de directie te ondersteunen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld complex agendabeheer en het maken van afspraken.

Specifiek voor de afdeling BOR:
Naast de taken die hierboven staan beschreven is het coderen van facturen een onderdeel van jouw werkzaamheden bij de afdeling BOR. Dit vraag een secuur iemand.Ook ondersteun je jouw collega’s in computertaken. Een vereiste is dat je handig bent in Word, Excel, Outlook.

Specifiek voor de afdeling KCC:
Naast de taken die hierboven staan beschreven stel je bij het KCC ook de roosters, inclusief de vakantieroosters, voor de medewerkers op. Dit is een belangrijk deel in jouw werkzaamheden.

Jij weet met jouw oplossingsgerichte en proactieve houding een positieve bijdrage te leveren. Jij bent het aanspreekpunt voor collega’s en zorgt ervoor dat zaken slim en efficiënt geregeld worden. Jij hebt goede ideeën om de workflow slimmer te managen en durft feedback te geven waar nodig.

Solliciteer direct
Functie-eisen

Een enthousiaste en flexibele collega met een relevante, afgeronde mbo-opleiding. Je hebt minimaal twee jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie. Je bent representatief, stressbestendig, accuraat en heb je integriteit hoog in het vaandel staan. Verder ben je proactief, heb je geen negen tot vijf-mentaliteit, ben je klantvriendelijk, durf je zaken kritisch te bekijken en feedback te geven waar nodig. Ervaring met iBabs is een pre. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen.

Wie je verder bent lezen we graag in je motivatie voor deze sollicitatie. Geef hierbij aan welke eigenschappen en vaardigheden je voor deze functie geschikt maken. In jouw motivatie moet duidelijk naar voren komen welke afdeling bij jou past en waarom.

Bedrijfsomschrijving

De gemeente Krimpenerwaard is op 1 januari 2015 ontstaan uit een fusie van de gemeenten Bergambacht, Ouderkerk, Nederlek, Schoonhoven en Vlist.Een gemeente die staat voor ruimte, rust en groen met een hoog voorzieningenniveau. De gemeente wil zich stevig positioneren in de regio en een sterke verbinding aangaan met de omgeving. Dit betekent dat de gemeente samenwerking zoekt met de inwoners, het bedrijfsleven, het maatschappelijk middenveld, buurgemeenten en medeoverheden.

We zoeken vier managementassistenten voor vier verschillende afdelingen: BMO, BOR, KCC en S&I.

BMO staat voor de afdeling Bestuurs- en Management Ondersteuning. De afdeling is verantwoordelijk voor ondersteuning van de organisatie op het gebied van P&O, Juridische Zaken, Openbare Orde en Veiligheid, bestuurs- en directiesecretariaat en communicatie.

Het afdeling Beheer Openbare Ruimte (BOR) verzorgt het onderhoud van de riolen, wegen en groen in de gemeente Krimpenerwaard.Het KCC (Klant Contact Centrum) richt zich op de totale dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. Het KCC neemt de elektronische, fysieke, telefonische en papieren contacten met de burger aan en handelt deze zoveel mogelijk direct af. Het KCC is dus de frontoffice van de gemeente.De afdeling Service & Informatie (S&I) is als ondersteunende afdeling dienstverlenend aan de andere afdelingen binnen de organisatie, de afdelingsmanagers en de directie.De afdeling S&I bestaat uit 64 medewerkers, verdeeld in een aantal teams en taakvelden.

Arbeidsvoorwaarden

Afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring bedraagt het salaris maximaal € 2.729 bruto per maand (functieschaal 6) bij een 36-urige werkweek.

Sinds1 januari 2017 is bij de gemeente Krimpenerwaard het Individueel Keuze Budget (IKB) ingevoerd. Over het bruto maandsalaris wordt maandelijks 16,8% IKB opgebouwd (vakantiegeld, eindejaarsuitkering, levensloopbijdrage). Je kunt dit (maandelijks) uit laten betalen, gebruiken om extra verlof te komen of inzetten voor een opleiding of vakbondscontributie.

Meer informatie
We zoeken voor 4 afdelingen een managementassistent (18-36 uur). Het betreft een tijdelijke aanstelling voor een jaar. Deze periode wordt als proefperiode aangemerkt. Gedurende het jaar wordt besloten of dit wordt omgezet in een vaste aanstelling.

Sollicitatieprocedure

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Martijn van der Valk, Directiesecretaris. Hij is bereikbaar per mail: m.vandervalk@krimpenerwaard.nl

Solliciteren op de functie van Managementassistent
Stuur je brief en cv vóór 25 april 2018 via onze sollicitatiepagina, door te klikken op de solliciteerbutton, naar P&O gemeente Krimpenerwaard.

De eerste gesprekrondes zijn gepland voor donderdag 3 mei 2018 en dinsdag 8 mei 2018.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.



Trefwoorden: Assistent Manager, Management Assistent, Secretarieel Medewerker, Overheid, Gemeente

0

Bezoek www.krimpenerwaardbanen.nl voor meer informatie over de vacature Managementassistent of solliciteer online op de vacature Managementassistent.

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Gemeente Krimpenerwaard
Contactpersoon: Martijn van der Valk
Adres: Haven 41
Postcode/plaats: 2871 CK Schoonhoven
Telefoon: 14 0182
Email: m.vandervalk@krimpenerwaard.nl