Officevacatures - De vacaturebank voor administratieve vacatures!

Managementassistent

Werkgever: Mediacollege Amsterdam Datum geplaatst: 23-03-2018 Regio: Amsterdam Datum gewijzigd: 03-04-2018
Functieomschrijving

Managementassistent voor het Mediacollege Amsterdam (0,8 – 1,0 fte)
Het Mediacollege Amsterdam (Ma) is met spoed op zoek naar een enthousiaste en gedreven managementassistent voor de ondersteuning van vier stafafdelingen.

Past deze baan bij jou?
Ten behoeve van vier stafafdelingen verricht je secretariële en organisatorische werkzaamheden en ondersteun je de voortgang van administratieve processen. Daarnaast zorg je voor een goed agendabeheer, prioriteer je correspondentie en ben je verantwoordelijk voor correcte en volledige planningen. Ten aanzien van de vier stafdelingen voer je met name werkzaamheden uit voor de leidinggevende van de stafdienst Onderwijs en de leidinggevende van de stafdienst HR. Aan deze laatste leidinggevende leg je in eerste instanties verantwoording af.

Resultaatgebieden
Secretariële en organisatorische werkzaamheden
Je voert correspondentie, schat inkomende mail/ post en telefoongesprekken in op belang en urgentie. Je voegt naar eigen inzicht benodigde informatie toe en je schrijft nota’s en brieven aan de hand van globale aanwijzingen. Daarnaast organiseer je vergaderingen, completeer je vergaderstukken, voeg je eventueel relevante informatie toe, notuleer je (op hoofdlijnen) en bewaak je de afwikkeling van genomen besluiten. Ook beheer je agenda’s, plan je afspraken in, koppel je afspraken terug aan betrokkenen en controleer je op het nakomen van afspraken. Je bent aanspreekpunt voor zowel interne als externe personen over interne administratief organisatorische aangelegenheden en over algemeen inhoudelijke aspecten.

Administratieve en beheersmatige ondersteuning
Je bewaakt organisatorische, financiële, personele en administratieve zaken. Ook adviseer je over procedurele aangelegenheden, planningen, efficiënte werkwijzen en de inzet van personeel. Je ontwikkelt en bewaakt beheersprocedures, vormt een projectenarchief, houdt dit bij en levert managementinformatie. Daarnaast assisteer je bij het opstellen van begrotingen en zorg je voor voortgangsrapportages van lopende projecten, inclusief de budget-/contractbewaking. Je initieert afstemming met andere projecten en adviseert over oplossingsrichtingen voor knelpunten in budgetten en administratieve procedures.

Solliciteer direct
Functie-eisen
  • Minimaal een volwaardig hbo-diploma
  • 3 - 5 jaar relevante ervaring in soortgelijke functie
  • Kennis van administratieve processen en planningsmethoden
  • Uitstekend kunnen werken met MS Office
  • Vaardig in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven, dossiers en het verstrekken van informatie
  • Communicatief zeer vaardig (zowel mondeling als schriftelijk)


Daarnaast beschik je over competenties zoals resultaatgerichtheid, flexibiliteit, kwaliteitsgerichtheid en hecht je belang aan zelfontwikkeling. Verder kun je uitstekend plannen, organiseren en coördineren, ben je omgevingsbewust en kun je zowel zelfstandig als in teamverband werken.

Arbeidsvoorwaarden
  • Een informeel, professioneel en innoverend werkklimaat.
  • In eerste instantie betreft het een tijdelijk dienstverband voor 0,8 – 1,0 fte, ingaande per z.s.m. tot en met 31 juli 2018, bij goed functioneren is er uitzicht op vast.
  • Een bruto maandsalaris conform CAO/MBO* tussen minimaal € 1.893,- en maximaal € 3.203,- (schaal 7 of 8), afhankelijk van kennis en ervaring, bij een betrekkingsomvang van 100%.
Sollicitatieprocedure

Door te klikken op de solliciteerbutton beland je op de pagina waar je via de knop ‘Solliciteren’ een kort sollicitatieformulier invult en je cv en sollicitatiebrief uploadt. Daarnaast kun je een video van de vacature bekijken, zodat je een beter beeld kunt vormen.

De sluitingsdatum van deze vacature is 6 april 2018. Daarna zal Anton Tempelaar, personeelsfunctionaris a.i., contact opnemen. Nadere informatie over de functie kun je inwinnen bij Karin van Gastel, leidinggevende van de stafdienst HR, via k.vangastel@ma-web.nl.

* de arbeidsvoorwaarden zijn als pdf te downloaden via de volgende website www.mboraad.nl onder publicaties.

Bezoek www.ma-web.nl voor meer informatie over de vacature Managementassistent of solliciteer online op de vacature Managementassistent.

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Mediacollege Amsterdam
Contactpersoon: Anton Tempelaar
Adres: Contactweg 36
Postcode/plaats: 1014 AN Amsterdam
Telefoon: 020 850 9690
Email: a.tempelaar@ma-web.nl